Guide pour l’entrepreneur

Quel serait le prix de votre projet? Conseils et expertise

  • (besoins, dimensions, dates, budget...)
  • L’art de l’architecture depuis 1987

A. GÉNÉRALITÉS

A.1 Introduction

  • Ce guide est donne un aperçu du rôle, des responsabilités et des interactions de l’entrepreneur au cours d’un projet.
  • Comme dans toutes les phases, la bonne communication est essentielle pour assurer une véritable compréhension. Toutes les communications du client passeront du client à l’architecte qui les transmettra à l’entrepreneur. De même, l’entrepreneur doit passer par l’architecte pour communiquer avec le client.
  • L’architecte met l’emphase sur une bonne communication entre tous les participants. Il est primordial d’éviter les erreurs et aussitôt qu’il y a des questions, il ne faut pas tarder à le contacter pour clarifier les situations. Il veut que les ingénieurs soient contactés régulièrement pour assurer que la progression des travaux soit étroitement suivie. Il compte sur la bonne volonté de tous pour assurer la meilleure collaboration.
  • Le projet est un travail d’équipe où chacun doit trouver satisfaction pour le bon déroulement de l’ensemble. Il est important d’être à l’écoute de chacun qui a compétence dans son domaine professionnel au profit de l’équipe. Le projet devra être agréable dans son processus jusqu’au résultat final. L’architecte ne veut pas que le chantier soit stressant et veut au contraire qu’il soit une belle aventure pour tous. Sur un chantier il y a une progression simultanée de nombreuses tâches qui impliquent des matériaux et de la main-d’œuvre à l’intérieur de contraintes de temps et d’argent.
  • Pour éviter le stress il faut que les informations soient échangées et les décisions prises rapidement. Les décisions ne doivent pas être prises dans une situation de crise. L’architecte veut s’assurer que les questions ne seront pas posées à la dernière minute. Il souhaite qu’elles soient soulevées au moment opportun avec un délai raisonnable pour les régler afin d’effectuer les meilleurs choix. Évidemment, les réponses doivent revenir dans les délais prévus parce que le respect doit se manifester dans les deux sens.

A.2 Formulaires et documents

  • Il est préférable que les informations écrites soient communiquées par courriel. Les formulaires utilisés assureront un transfert clair et précis des informations.
  • Word et Excel sont les logiciels privilégiés.
  • Il est important que l’entrepreneur s’assure d’avoir la plus récente version de tous les documents pour construction nécessaires pour le travail de son personnel et de ses sous-traitants.

A.3 Réunions de chantier

  • Des réunions de chantier régulières seront tenues toutes les deux semaines et d’autres en cas de besoins particuliers.

A.4 Échéancier

  • L’entrepreneur doit fournir un échéancier réaliste du projet sous forme graphique. Ce graphique devra montrer le ‘’chemin critique’’ des commandes de matériaux et des travaux afin de pouvoir vérifier facilement si les délais seront respectés.

A.5 Inspections

  • Pour les éléments qui doivent être inspectés par l’architecte ou les ingénieurs, il faut prévoir un avis dans un délai suffisant pour que les professionnels puissent s’organiser pour se rendre au chantier. Ces inspections doivent être suivies étroitement pour assurer le respect de l’échéancier.
  • Quand l’électricien prévoit installer des sorties et boites électriques dans les plafonds, murs et planchers, il doit faire le tour avec l’architecte et client pour confirmer les endroits.

A.6 Contremaitre

  • La qualité des travaux de l’entrepreneur et des sous-traitants sera sous la responsabilité du contremaître.
  • Le contremaître devra être sur le chantier en tout temps pendant le déroulement des travaux.
  • Le contremaître ne devra pas être changé au cours d’un chantier sans l’accord de l’architecte.

A.7 Modifications à l’ouvrage

  • Toute demande de modification à l’ouvrage doit être présentée à l’entrepreneur par l’architecte au nom du client. L’entrepreneur ne doit pas accepter de modifications directement du client.
  • Si l’entrepreneur juge à propos d’apporter une modification à l’ouvrage, il doit faire une proposition avec justification à l’architecte qui prendra une décision et soumettra une modification pour évaluation.
  • Toute modification à l’ouvrage doit être acceptée par l’architecte et approuvée par le client avant exécution.

A.8 Les paiements à l’entrepreneur

  • Toute demande de paiement de l’entrepreneur doit d’abord être soumise à l’architecte avec ventilation des coûts montrant l’avancement des travaux y compris pour les modifications.
  • Il faut faire la demande de paiement rapidement à l’architecte et fournir les informations nécessaires pour assurer une réponse dans le bon délai.
  • L’architecte analysera la demande et pourra y apporter des corrections, s’il y a lieu. Il émettra un certificat de paiement précisant le montant qui pourra être facturé au client.
  • L’entrepreneur présentera sa facture au client selon les informations du certificat de paiement. Il doit éviter d’envoyer une facture au client avant d’avoir reçu le certificat de paiement de l’architecte. Cela risque d’entraîner de la confusion et des problèmes chez le client si la facture doit être corrigée.

A.9 L’achèvement des travaux.

  • Lorsque l’entrepreneur croit avoir atteint un degré d’achèvement des travaux qui lui permettrait de réclamer le certificat d’achèvement substantiel de l’ouvrage et le paiement de la retenue, il doit s’assurer de respecter toutes les conditions générales et supplémentaires ainsi que les exigences générales du cahier des charges applicables à cette étape.
  • Il lui faudra par la suite terminer tous les travaux non encore exécutés et corriger tous les travaux non-conformes aux exigences des documents contractuels le plus rapidement possible avant de pouvoir réclamer le certificat de fin des travaux et le paiement final afin de fermer le dossier dans les meilleurs délais.

CONSIDÉRATIONS LÉGALES ET FISCALES

B.1 Administration d’affaires normale

  • Normalement une entreprise administre ses affaires selon la méthode comptable d’exercice. Les revenus gagnés et les dépenses correspondantes sont alors strictement comptabilisés dans les périodes concernées.
  • Autant les factures à payer que les factures à recevoir ne sont cependant pas nécessairement disponibles au cours des périodes concernées en raison de divers délais.
  • Comme la préparation des factures peut parfois être complexe, il faut attendre d’avoir tous les renseignements requis et il s’en suit un différé de facturation.
  • Malgré ce différé de facturation qui doit demeurer raisonnable, les revenus et dépenses doivent être comptabilisés dans la période concernée.
  • Mais les taxes (TPS et TVQ) sont appliquées aux taux en vigueur à la date de facturation et les calculs des délais de paiement se font en fonction de cette date.

B.2 Cas des revenus et dépenses des entrepreneurs

  • Dans le cas des entrepreneurs, en raisons de dispositions légales et fiscales applicables dans le domaine de la construction, il est dérogé à la méthode normale. Ces dispositions sont expliquées dans le Bulletin d’interprétation IT-92R2 de l’Agence de Revenu du Canada.
  • Il existe différentes dispositions mais nous traiterons ici de celle qui est communément appliquée telle que décrite dans les paragraphes 3 à 5 du bulletin pour les revenus.
  • Lorsqu’un entrepreneur veut obtenir un paiement il doit présenter une demande de paiement à l’architecte responsable du projet. Selon les conditions générales établies par le Comité canadien des documents de construction, l’architecte a 10 jours pour vérifier le bien-fondé de la demande et établir un certificat de paiement qui précise le montant de la facture qui peut être présentée au client.
  • L’entrepreneur est alors autorisé à déclarer les revenus correspondant à sa facture en date du certificat de paiement car ce n’est qu’à ce moment qu’ils deviennent exigibles et recevables.
  • Qui plus est, les demandes de paiement sont habituellement assujetties à une retenue contractuelle de l’ordre de 10%. Les certificats de paiement établis en cours de projet n’autoriseront donc le paiement que d’une partie des revenus gagnés.
  • Ce n’est qu’après la délivrance d’un certificat d’achèvement substantiel de l’ouvrage par l’architecte que l’entrepreneur pourra préparer une demande de paiement des retenues accumulées depuis le début du projet. Noter que la date du certificat d’achèvement ne correspondra pas à la date réelle de la fin des travaux en raison du délai requis pour le produire.
  • L’architecte vérifiera le bien-fondé de la demande et le respect de toutes les conditions rattachées à cette demande et il établira un certificat de paiement qui précisera le montant de la facture qui peut être présentée au client. Selon les conditions du contrat, il est possible qu’une partie seulement des retenues accumulées soit payable à ce moment. Le reste le deviendra lorsque toutes les conditions seront respectées.
  • L’entrepreneur sera autorisé à déclarer les revenus correspondants à la facture des retenues accumulées déclarées exigibles et recevables en date du certificat de paiement même si les revenus ont été gagnés sur une période pouvant s’étaler sur plus d’une année précédente.
  • Quant aux dépenses encourues pour le projet, elles sont comptabilisées et déclarées selon la méthode normale au cours des périodes concernées ainsi qu’il est expliqué aux paragraphes 6 à 9 du Bulletin d’interprétation.
  • Au paragraphe 7 a) du bulletin, il est précisé que l’entrepreneur peut déclarer ses dépenses pour les matériaux livrés sur le chantier même s’ils n’ont pas encore été utilisés. Il est à noter cependant que l’établissement des certificats de paiement se fait en fonction du degré d’avancement des travaux et non en fonction des dépenses encourues par l’entrepreneur. Dans ses demandes de paiement, celui-ci ne peut donc pas inclure de montants correspondant aux matériaux non encore incorporés au projet même s’ils ont été livrés sur le chantier et qu’il les a payés.
Leslie ArchitecteGuide pour l’entrepreneur